BİLSEK

1. Sigorta: Başvurusu kabul edilen kuruluşların, en önemli görevlerinden biri projede yer alacak gönüllülerin sigortalarını yaptırmaktır. Gonullulerin sigortasini Ulusal Ajanstan isteyeceginiz bir sifre ile AXA’nın www.europeanbenefits.comadresine girerek yapmalısınız. Sigorta işlemlerinin nasıl yapılacağına ilişkin bir rehberi
   vesunumu www.genclik.gov.tr adresinden indirebilir. Ya da  Bu e-Posta adresi istek dışı postalardan korunmaktadır, görüntülüyebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir  adresine bir e-mail göndererek talep edebilirsiniz. Ayrıca gönüllülerin sigorta poliçelerinin İngilizce ve Türkçe versiyonları ile sigorta kapsamında yapılan harcamaların talep formunu www.genclik.gov.tr adresinden indirebilirsiniz.

Not: sigorta işlemleri gonullu faaliyetlerinin başlamasından en az 3 hafta önce yaptırılmış olmalıdır. 

1. Vize :Ulkemizden ayrılacak gonullulerin vize islemlerinde yardımcı olmak koordinatör ve gönderen kuruluşların bir diğer önemli görevlerinden biridir. Gönüllü vize işlemlerine başlamadan önce, ev sahibi kuruluştan mutlaka davet mektubu istenmeli ve Gönderen –ev sahibi kuruluşlar ilgili elçiliğe muhatap bir vize kolaylaştırma yazısı hazırlamalıdır. Ayrıca elçiliğe vize başvurusunda bulunmadan en az 3 hafta önce  Bu e-Posta adresi istek dışı postalardan korunmaktadır, görüntülüyebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir  adresinden bir vize kolaylaştırma yazısı da istenmesi tavsiye olunur. Vize başvurusunda ilgili projenin faaliyet anlaşması ve hibe sözleşmesi de eklenmelidir.
2. İkamet İzni: Ülkemize gelecek vekuruluşunuzda ağırlanacak ve faaliyet süreleri 90 günü geçen gönüllülerin mutlaka, ev sahibi kuruluşun bulunduğu ilin Emniyet Müdürlüğüne başvurarak ikamet tezkeresi çıkarması gerekmektedir.İlgili Emniyet Müdürlüğüne başvurmadan önce Başkanlığımızdan bir bilgilendirme yazısının alınması gerekmektedir. Bu bilgilendirme yazısının hazırlanması için de yine Başkanlığımıza bir dilekçe ile başvurulmalıdır. Dilekçenin Başkanlığımıza elden veya posta yoluyla ulaştırılması gerekmektedir. Faks veya e-mail aracılığıyla yapılan başvurular değerlendirmeye alınmayacaktır. Bu dilekçenin ve ekinde gönderilmesi gereken Excel tablosunun örneğini www.genclik.gov.tr adresinden indirebilir ya da Bu e-Posta adresi istek dışı postalardan korunmaktadır, görüntülüyebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir  adresine bir e-mail göndererek talep edebilirsiniz.
3. Youthpass: Bir AGH projesine katılan her gönüllünün youthpass sertifikası alma hakkı bulunmaktadır. Youthpass sertifikasını hazırlama ev sahibi kuruluş ile kuruluştaki mentor (rehberin) görevidir. Youthpasssertifikasıhttp://www.youthpass.eu/en/youthpass/ adresine girilerek hazırlanmalı ve hazırlanan metin renkli printerdan çıkarılarak ev sahibi kuruluş yasal temsilcisi tarafından imzalanarak gönüllüye verilmelidir. Youtpass sertifikası A4 boyutunda en az 160 gr. ağırlığında mat kuşe kağıda basılmalıdır. Youthpass sertifikasına ilişkin yönlendirici rehberi www.genclik.gov.tradresinden indirebilir ya da  Bu e-Posta adresi istek dışı postalardan korunmaktadır, görüntülüyebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir adresine bir e-mail atarak isteyebilirsiniz.
4. Gönüllü Eğitimleri:Bir projedeki gönüllünün ülkesinden ayrılmadan önce ayrılış öncesi eğitime ve gittikleri ülkede de varış sonrası eğitimi ile ara değerlendirme toplantısına katılması gerekmektedir. İster Turk UA tarafından isterse başka bir UA tarafından kabul edilsin, ülkemizden yurtdışındaki bir projeye gidecek her gönüllünün ayrılış öncesi eğitime katılması gerekmektedir. Projeleri kabul edilen ya da başka bir UA tarafından kabul edilmiş bir projenin ortağı olan kuruluşların Türk UA ile temasa geçerek ilgili gönüllü eğitiminin takvimi konusunda bilgi alması ve gönüllülerinin başvuru formu doldurarak bu eğitimlere iştirak etmelerini sağlaması gerekmektedir. Kuruluşların bu eğitimlerle ilgili bir başka sorumluluğu da gönüllülerin bu eğitime katılmaları için gerekli seyahat düzenlemelerini yapmaktır. Bu seyahatlere ilişkin kuralları, seyahat masraflarının geri ödemesine ilişkin dilekçeyi ve hesaplama tablosunu www.genclik.gov.tr adresinden indirebilirsiniz.
5. Nihai Raporlar: Koordinatör kuruluşun en önemli görevlerinden biri proje sonunda bir Nihai Rapor hazırlayarak Ulusal Ajans’a sunmaktır. Eylem-2 projelerine ilişkin Nihai Rapor formu ve beraberinde teslim edilmesi gereken Excel tablosuwww.genclik.gov.tr adresinden indirilebilir ya da  Bu e-Posta adresi istek dışı postalardan korunmaktadır, görüntülüyebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir  adresinden istenebilir. Nihai Rapor teslim tarihi proje bitiş tarihini takip eden 2. Ayın son günüdür. Nihai raporların zamanında Başkanlığımıza ulaştırılması önemli bir sözleşme yükümlülüğü olup, riayet edilmemesi proje kapsamında tahsis edilen hibenin faiziyle birlikte yasal yollardan geri alınmasına ve akreditasyonunuzun sona ermesine neden olabilir.